שאלות שאתם חייבים לשאול חברת הפקה לאירוע בכותל
חברת ההפקות או הלקוח – מי הבוס?
אתם בדרך לחגיגת בר מצווה בכותל אבל אין לכם הרבה ידע איך לעשות את זה, ואתם לא יודעים מה בדיוק אתם רוצים, לכן התחלתם להתקשר לחברות הפקה…
נציג החברה מפיל עליכם מבול של שאלות: כמה מוזמנים? איפה הסעודה? מתי העלייה לתורה? איפה אתם רוצים את ההסעה? ועוד ועוד…. אתם מנסים לענות לו כמה שאתם יכולים, ובסוף השיחה הוא שואל: אז לשלוח לכם הצעת מחיר?
יצאתם מהשיחה כששום דבר לא מובן לכם, השיחה הסתיימה ללא שום התקדמות ואתם רק יוצאים מבולבלים.
האמת היא שבשלב זה באמת אין לכם עדיין תשובות, אבל יש לכם מלא שאלות! אתם לא יודעים מה בדיוק לשאול, ואתם אפילו קצת חוששים לשאול… אולי אתם חושבים: למה שאני אשאל אותם את כל השאלות? הם בעלי החברה, הם צריכים לשאול אותי…
וכך יוצא שחברת ההפקה מנהלת את שיחת ההיכרות: שואלת אתכם שאלות שונות ומנווטת אתכם לפי הצרכים שלה, במקום שאתם תנווטו את החברה בהתאם לצרכים שלכם!!
כאן במאמר אני רוצה להראות לכם איך לשאול את חברת ההפקה את השאלות הכי חשובות לכם ולמשפחה שלכם, ואיך לגרום לחברת ההפקות להתאים את עצמה אליכם ולא ההפך.
המוטו הוא לקחת את היוזמה בידיים שלכם!
כל חברה מתהדרת באתר האינטרנט שלה במומחיות שצברה בהפקות בר מצווה בכותל. אבל התפקיד שלכם הוא לבדוק אם באמת זו חברה שעומדת מאחורי הבטחותיה.
אתם יכולים להוביל את השיחה ולשאול את השאלות הנכונות שמתאימות רק לכם ובשום אופן אסור לכם לתת לנציג לנהל את השיחה ולהמתין עד שיקפוץ חלון הזדמנויות שבו תוכלו להשחיל שאלות.
לפי הניסיון שלי חברת ההפקה באה לשיחת הטלפון הראשונה עם רשימת שאלות, אתם עונים, ולאחר מכן אתם מבקשים לשלוח הצעת מחיר למייל, בלי שיש לכם באמת איזו הבנה ומושג מה שתקבלו באמת באירוע ומה אתם רוצים שיהיה באירוע, הרי עד עכשיו שמעתם רק מה שמציעים לכם.
כמו שהתרשמתם, חבל על השיחה וחבל על הזמן שלכם. אחרי סבב טלפונים לעוד כמה חברות כאלה לא תקבלו שום מידע והצעות המחיר שכן תקבלו יהיו ממש לא רציניות וחסרות משמעות.
הבעיה של הלקוח כאן היא שהוא ממש לא יודע מה הוא רוצה, וזו ההזדמנות של חברת ההפקה לנצל זאת. אז תבואו מוכנים!
יש טכניקה נפלאה של מכירות ומשא ומתן, אני קורא לזה שיחה מתוכננת – כשהמטרה שלכם היא לבוא כמה שיותר מוכנים לשיחה.
מה השאלות הנכונות לשאול את חברת ההפקות?
שלב א: לקבל את ההגה לידיים
בתחילת כל שיחה עם נציג חברת הפקה, בין אם זה מפגש או שיחת טלפון, אתם אומרים את הדברים הבאים:
"כדי לחסוך את הזמן שלי ושלך, אני אשאל אותך כמה שאלות; (כמובן שכבר צריך להכין את השאלות מראש), אתה תענה לשאלות שלי, ואחר כך אתה תשאל את מה שאתה רוצה לשאול ואם תהיה לנו כימיה בשיחה נמשיך להתקדם.
זה בסדר?"
אין כאן ימינה או שמאלה. כאשר שומעים דיבור של מקצוענים ושל אנשים שיודעים מה הם רוצים, ההתנהגות של חברת ההפקה היא אחרת. אתם מציגים את עצמכם כרציניים מביני עניין ויחד עם זאת נותנים כבוד לחברת ההפקה. והכי חשוב שאתם כבר יכולים לשאול הכל כי קיבלתם אישור והסכמה.
תנו את ההרגשה שהמטרה היא משותפת, ואתם לא בצד הנגדי לנציג. אין כאן עניין לייצר מתח בשיחה, רק לקחת את המושכות.
כעת ההגה בידיים שלכם!
המשך השיחה אני קורא לו טכניקה של "כן כן לא לא". אתם מבררים עם הנציג האם הוא אתכם ושואלים אותו: "אם אתה מעוניין לענות לשאלות – אני אמשיך לדבר. אם לא אל תדאג. תדבר אתה. אוקיי?"
ברוב המקרים הוא יענה לכם: ״זה בסדר״. לקחתם את היוזמה לידיים שלכם וקיבלתם כבוד כי בצד השני הבינו שיש לכם ידע והבנה בהפקות אירועים, ויחד עם זה אתם גמישים וקשובים.
לפני שמדברים על שאלת שאלות יש שני כללים חשובים:
כלל מספר אחד: אני קורא לזה (סליחה על הביטוי) מפיק "דפוק":
לדוגמה, אתם שואלים איזה סיור כדאי לקחת אם יש לנו אורחים מבוגרים?
הוא עונה: אני לא מבין מה אתה רוצה, כל הסיורים שלנו טובים.
עכשיו, אל תסתפקו בתשובה כזו. זה משהו שחשוב לכם לדעת, אז תסבירו לו שיש סיורים רגליים, יש סיורים בתוך אוטובוס שלא צריך ללכת הרבה, יש זקנים שקשה להם ללכת… תראו איך הוא מגיב. האם הוא שולט בחומר? האם הוא רגיש לצרכים שלכם?
אם באמת אתם נתקעים בסוג של מפיק בעייתי, תתחילו לחשוב.
כלל מספר שתיים: אתם לא רובוטים!
מפיק צריך להבין שאתם שואלים שאלות לעניין מתוך ריכוז ולא מתוך ספר או מהדף. אז קודם כל אל תדברו בנסיעה, כי לא שומעים טוב וזה פוגע בתקשורת. אל תדברו תוך כדי שאתם אוכלים – זה לא כל כך מנומס. והכי חשוב: תכינו לכם רשימת שאלות שחשובות לכם אבל אל תיצמדו אליה כמו תורה מסיני. תזרמו. תראו שאתם בעניינים, וששאתם לא פראיירים של אף אחד.
שלב ב: מה אני רוצה בעצם? לבוא מוכנים מראש עם שאלות מידע
יש כמה סוגים של שאלות : מידע ומכירה. שאלות מכירה הן באחריות המפיק ("אתם רוצים להוסיף גם…", "תרצו לשדרג ל…"). אל תדאגו, הוא ידע כבר מתי לשאול אתכם את מה שהוא צריך. אתם צריכים להתמקד בשאלות מידע.
שאלות מידע בוחנות את אופי השירות. למשל, כאשר מדובר בהסעות: עם איזה חברת הסעות אתם עובדים, איזה שנה האוטובוסים, האם הם מחייבים להזמין הסעה ליום שלם, האם יש שירות הקפצות… אם חברת ההפקה רצינית המידע יינתן לכם בקלות, כי אלה שאלות מקצועיות שמקצוענים יודעים לענות עליהן בלי לחשוב בכלל. מי שלא מקצוען יתחיל לגמגם כאן, ואתם תרגישו בזה מיד.
מה שאתם צריכים זה להכין שאלות מידע כאלה בכל התחומים: העלייה לתורה, הסעודה, האטרקציות ועוד ועוד. באיזה שעה מומלץ להתחיל? כמה אנשים נכנסים בשטח מסוים? למה כדאי להקדים את העלייה לתורה לסעודה? מי יכול לסייע בטקס הדתי? כמה זמן הליכה מהכותל למסעדה? אלה שאלות מידע די פשוטות ויש צורך לשאול אותם ולוודא שמקבלים מענה רציני של בעל ידע.
עד כאן נראה לכם די פשוט ואני ממליץ לא לזלזל בשאלות מידע, ולהכין את הרשימה של השאלות החשובותלכם, כי בלי לשאול אותן, יכולים לדחוף לכם כל מיני דברים שאתם לא צריכים ולא רוצים באירוע. במילים אחרות זה יעזור לכם להגדיר גם לעצמכם וגם לחברה בדיוק מה אתם רוצים ולהפוך את ההצעה למתאימה ביותר עבורכם.
ומה לגבי שאלות המכירה? אל דאגה, הוא כבר ישאל אתכם בסוף. אבל זה יהיה רק אחרי שהבהרתם מה אתם רוצים, והוא מבין היטב שאתכם אי אפשר לסובב.
שלב ג: "לי חשוב מאוד לדעת" – מתחילים לשאול…
"לי חשוב מאוד לדעת עם איזה חברת הסעות אתם עובדים" – למה זה חשוב לי, כי אני רוצה לקרוא תגובות באינטרנט על החברה, או "חשוב לי לדעת, אם אני אמצא לעצמי הסעה אנחנו יכולים להמשיך או שאתם לא מעוניינים"?
לכל שאלה יש התשובה שלה, ואז או שאתם מקבלים את כל הפרטים או שלא, יכולים לענות לכם "אנחנו לא נותנים טלפונים של ספקים", "אני לא יודע לענות לך על זה. אני אבדוק". וזה בסדר, רק שאתם כבר תחליטו בבית אם זה מתאים לכם.
"חשוב לי לדעת עם איזו להקת מתופפים אתם עובדים?", "מי הצלמים?" ", "האם אפשר לקבל או לראות את התמונות או עבודות שצילמו בעבר?"
דרשו לקבל תשובה: או כן או לא. אי אפשר לדעת מה תהיה התגובה, אבל ככה תתרשמו. אתם מובילים את השיחה ואתם עם הרבה יותר ביטחון כי אתם כן יודעים מה אתם צריכים.
עוד שאלה חשובה: "האם יש לחברת ההפקה שלכם המלצות?"
זה לא תמיד עוזר כמו שאתם חושבים, כי תמיד תקבלו תשובה שכן, "בטח שיש לנו המלצות, עשינו הרבה אירועים״. יפה. זה השלב של לבקש טלפונים, ולא אחד או שניים – לפחות עשרה – כמובן שלא תתקשרו לכל עשרה הטלפונים, אבל ככה יהיה לכם תמונת מצב על האמינות של החברה.
שלב ד: שאלות תקציב – כמה זה עולה לנו?שלב ג: "לי חשוב מאוד לדעת" – מתחילים לשאול…
שאלת השאלות זה עלות ההפקה, כי זה מה שקובע האם בכלל כדאי לכם להמשיך את השיחה.
אתם שואלים: "אתה יכול לכוון אותי פחות או יותר מה עלויות של הפקה? 100 שקל 1000 שקל או 10000 שקל?"
זו שאלה שהרבה לקוחות לא תמיד רוצים לשאול ומעדיפים לקבל את הצעת המחיר במייל. אתם חושבים אולי שזה לא הוגן לשאול בטלפון, יחד עם זאת אם לא תשאלו את השאלה לא תדעו מה גבולות ההפקה כי בכל חברה נורמלית יש כמה אופציות של חבילות מזולות עד יקרות.
לפעמים כשתשאלו לגבי התקציב – אתם יכולים לקבל תשובות שליליות או מתחמקות. למשל: "לא, אתה תגיד לי מה תקציב שלך". זה גם בסדר, תזרמו, ותעשו את החישובים כבר בבית עם מי להתקדם.
שלב ה: אל תדחפו לי – מה אני רוצה ומה אני לא רוצה
אחרי שקיבלתם מושג מה פחות או יותר עלויות ההפקה, תתחילו לשאול שאלות לגבי מה כוללת ההפקה ומה השירות שאתם מקבלים תמורת התשלום.
אפשר לשאול ככה : "מה הכי חשוב מבחינתך שיהיה לי באירוע?" המילה "חשוב" כבר מעוררת עניין אצל איש ההפקה. והוא מבין שכאן צריך להשקיע טיפה מחשבה כדי לענות תשובה.
דוגמא של תשובה: "חשוב לי להפתיע אתכם בנגינת מתופפים, ושבתפילה יהיה לכם מקום ממש ממש קרוב למחיצה. עוד חשוב לי שיהיה לכם מסעדה טובה".
זו תשובה יפה אבל היא בסיס לתחקיר נוסף. אל תסתפקו בזה. תשאלו עוד שאלות. תבדקו: מה בדיוק החברה עושה בשביל לשמח אתכם, איפה בדיוק ומתי הם רוצים להיכנס עם תופים, מה זה מחיצה תפרט לי בבקשה.
אפשר לחזק את השאלה: "האם יש לכם דברים מאוד מיוחדים?"
דוגמא לתשובה: "יש לנו קבלת פנים של שטיח אדום וסידור פרחים, בתהלוכה יש לנו בובת נחמן שאין לאף אחד, יש לנו סדנת כתיבת סת"ם עם דיו על קלף וכו'". ושוב תבררו ותחקרו. תראו אם זה מוצא חן בעיניכם ואתם מתלהבים, או שזה לא עושה לכם את זה.
אפשר לשאול את השאלה הנגדית: "מה אתה לא רוצה או לא ממליץ שיהיה בהפקה?"
דוגמא: "אני לא אוהב שבתהלוכה יש רק מתופפים, אני אוהב להוסיף קלרינט – כי הוא מוסיף גם ניגונים."
שלב ו – בחינת עמידה בזמנים
שאלות שקשורות לזמנים: מה המדיניות לגבי תחילת אירוע? איחור הסעה? עיכוב באיסוף? האם החברה שומרת מקום בכותל לעלייה לתורה? ומה אם האירוע מתארך? נושא חשוב מאוד הוא מתי תקבלו את החומר של הצילום?
תוך כמה זמן יהיה הכל מוכן, האם אפשר לקבל הכל יותר מהר?
אם לא תשאלו את השאלות לגבי עמידה בזמנים גם בצד השני יבינו שאתם לא לחוצים בזמן והם יכולים למרוח אתכם עוד שבוע ועוד שבוע.
שלב אחרון בשיחה – לקראת קבלת החלטות
תשאלו: "איך ייראה תהליך סגירת אירוע?", "איך מתקדמים לכיוון הסגירה?"
לפי התשובה תוכלו לקבל תמונת מצב ולהסיק מסקנות ולשבת בבית ולהחליט למה צריך לשים לב.
עוד שאלות שטוב לשאול:
"מה צריך לקרות כדי שאני אסגור איתך?", "מה אתה יכול לעשות לנו במחיר?", "למה שאני אסגור איתך, מה יש לך שאין באחרים?"
יש עוד הרבה שאלות ואפשרויות לשאלות מסוג זה. כמו כן יש מיליון תשובות. זו בעצם ההזדמנות האחרונה של נציג ההפקה להרשים אותך. תן לו את רגע החסד הזה.
עכשיו לפחות אתם יודעים את כל התשובות. מה עושים ואיך להמשיך – זה תחליטו כבר בבית. את רשימת שאלות המידע כמובן אפשר להרחיב, אבל אתם חייבים להשתמש בכוח ההשפעה של השאלות!
שיהיה לכם להצלחה אני אשמח מאוד לתגובות ושיתופים
